Conservazione sostitutiva per la gestione dei consensi in materia di privacy

News 18/05/2012

di avv. Chiara Fantini – Anorc Pistoia (DI&P srl)

Una questione che interessa sempre più aziende è quella della conservazione digitale dei dati, operazione che consente di distruggere l'originale cartaceo, liberando gli scaffali da pesanti e ingombranti faldoni e rendendo la consultazione di gran lunga più agile e immediata. La faccenda è tutt'altro che semplice e il quadro normativo di riferimento, complesso e multiforme, rende necessario l'intervento di professionisti del settore in grado di informare e guidare i soggetti attraverso questa articolata procedura. Il Codice dell'Amministrazione Digitale rappresenta il principale punto di riferimento per la conservazione sostitutiva dei dati.
A differenza della mera archiviazione elettronica, la conservazione richiede particolari modalità tecniche durante il procedimento e coinvolge da vicino i protagonisti e l'oggetto stesso della procedura.
La natura del documento da destinare alla conservazione è il primo aspetto da valutare. Nel caso di moduli contenenti la firma del consenso al trattamento dei dati personali,  devono essere prese in considerazione le due distinte parti del documento: l'informativa, in cui sono riportate le notizie sul trattamento dei dati personali, da rendere all'interessato e quella in cui il soggetto autorizza il titolare ad utilizzare i dati raccolti per le finalità descritte nell'informativa. La conservazione dell'informativa non solleva problemi rilevanti e segue le sorti del consenso prestato sulla base delle informazioni per suo tramite rese. La giurisdizione in materia di consenso prevede che: "Il consenso è validamente prestato solo se è espresso liberamente e specificamente in riferimento ad un trattamento chiaramente individuato, se è documentato per iscritto, e se sono state rese all'interessato le informazioni di cui all'articolo 13". L'espressione "documentato per iscritto" deve essere interpretata come modalità di rappresentazione a fini probatori. Essa infatti può essere richiesta a dimostrazione della volontà espressa in concreto dall'interessato, diversa dalla forma scritta richiesta ad substantiam, ritenuta un requisito indispensabile senza il quale il negozio o l'atto è dichiarato nullo, come nel caso del consenso richiesto per il trattamento dei dati sensibili ex art.26 del Codice.
Nel caso in cui il documento venga dematerializzato secondo le procedure stabilite dal CAD esso mantiene le caratteristiche di prova "tangibile" del consenso al trattamento dei dati personali, rimanendo di fatto documentato per iscritto. Da parte sua, il titolare è tenuto solo a provare che il consenso è stato prestato, anche solo descrivendo le procedure attraverso cui il soggetto interessato vi è tenuto pur di accedere al trattamento dei propri dati. Per questa natura "ibrida" il titolare non è obbligato alla conservazione del consenso e potrebbe tollerare anche la mera archiviazione elettronica dei documenti analogici che lo contengono, rendendoli disponibili alla consultazione. Tuttavia, per perpetuare nel tempo l'effetto del consenso – o della sua revoca - la soluzione migliore e auspicabile resta quella della conservazione, dal momento che tale procedura consente di fissare nel tempo il dies a quo (o ad quem in caso di revoca) da cui decorrono i termini per il trattamento e per la durata dei dati stessi, di cui il soggetto interessato ha acconsentito l'utilizzo.
Per ora e in attesa delle nuove regole tecniche di cui all'art. 71 del Cad, il processo della conservazione sostitutiva – soprattutto per ciò che concerne i documenti analogici - inizia con la memorizzazione del documento su un supporto magnetico, vale a dire con la trasposizione dell'immagine su un supporto ottico attraverso strumenti di acquisizione dei dati. Si tratta della fase di archiviazione. In un secondo momento viene apposta una marca temporale sull'insieme dei documenti, intesa, sotto il profilo normativo come "il risultato della procedura informatica, con cui si attribuiscono, ad uno o più documenti informatici, una data ed un orario opponibili ai terzi", seguita dalla firma digitale del responsabile della conservazione per attestare il corretto svolgimento della procedura e la conformità del documento il cui contenuto viene, in tal modo, bloccato ad una certa data, realizzando quello che è definito "file di chiusura". Una volta conclusa l'operazione è possibile procedere con la distruzione del documento, ora trasformato in versione informatica.
Per garantire l'accesso ai documenti realizzati e conservati su supporto digitale è sempre meglio disporre un manuale di conservazione, gestito, oltre che mantenuto, dal responsabile della conservazione, soggetto che deve essere adeguatamente individuato e nominato.

Avv. Chiara Fantini – Anorc Pistoia
www.consulenteconservazionesostitutiva.it

 

Tag: conservazione sostitutiva, informativa, consenso, privacy, trattamento del dato